1 · Wie is verantwoordelijk?
Romy Skin Consultants (eigenaar Romy Bolte) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Vestigingsplaats: Amsterdam
E-mail: romyskinconsultants@gmail.com
KvK-nummer: 42057249
Ik ben een kleine onderneming en heb geen functionaris voor gegevensbescherming. Voor al je vragen over privacy kun je mij rechtstreeks mailen.
2 · Welke gegevens verwerk ik?
Bij het boeken
- Gekozen pakket, voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), woonplaats en geboortedatum
- Bij Skin Complete: je bezorgadres (straat, huisnummer en postcode)
- Gewenste startdatum en een korte omschrijving van je huidvraag (optioneel)
- Je akkoord met de algemene voorwaarden, je bevestiging van deze privacyverklaring en je toestemmingen, met datum en tijd
Bij de betaling
- Het betaalde bedrag, de betaalstatus, de betaalmethode en een transactiekenmerk. Je bankgegevens of creditcardgegevens worden verwerkt door Mollie; ik zie daarvan alleen wat nodig is voor mijn administratie, zoals je naam en het rekeningnummer waarvan je hebt betaald.
Bij de intake en het consult
- Je antwoorden in het intakeformulier: huidtype, huidklachten, huidgeschiedenis, huidverzorgingsroutine, voeding, slaap, stress, leefstijl, medicatie, allergieën en andere informatie over je gezondheid die je zelf deelt
- Foto's van je huid en gezicht
- Je persoonlijke Skin Guide en uitlegvideo
- Je e-mails en berichten aan mij, bijvoorbeeld via Instagram
Bij het bezoeken van de website
- Technische gegevens die nodig zijn om de website te laten werken, zoals je IP-adres, browsertype en het tijdstip van je bezoek. Deze worden verwerkt door de hostingpartij (zie artikel 6).
3 · Gezondheidsgegevens en huidfoto's
Informatie over je huid, je gezondheid en je medicatie zijn bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens) in de zin van artikel 9 AVG. Foto's van je gezicht kunnen ook gevoelige informatie bevatten. Deze gegevens krijgen extra bescherming.
- Ik verwerk deze gegevens alleen op basis van je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG), die je geeft bij het boeken en opnieuw bij het invullen van de intake.
- Ik gebruik ze uitsluitend om jouw persoonlijke huidconsult uit te voeren.
- Ik deel ze nooit met anderen voor hun eigen doeleinden, en ik gebruik je foto's nooit voor marketing, social media of als voor-en-na-voorbeeld, tenzij je daarvoor apart en schriftelijk toestemming geeft.
- Je kunt je toestemming altijd intrekken door mij te mailen. Ik kan het consult dan niet (verder) uitvoeren. Het intrekken heeft geen invloed op de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Wat dit betekent voor terugbetaling, staat in de algemene voorwaarden.
4 · Doelen en grondslagen
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Je boeking verwerken en contact met je houden over je consult | Contact- en boekingsgegevens | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Producten bestellen en laten bezorgen (Skin Complete) | Naam, bezorgadres, e-mail, bestelde producten | Uitvoering van de overeenkomst |
| Skin Signature: seizoensupdates en mailcontact | Intake-updates, foto's, correspondentie | Uitdrukkelijke toestemming en uitvoering van de overeenkomst |
| De betaling afhandelen | Naam, e-mail, betaalgegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je huid analyseren en je Skin Guide en video maken | Intake, gezondheidsgegevens, huidfoto's | Uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG) en uitvoering van de overeenkomst |
| Vastleggen dat je akkoord bent gegaan en toestemming hebt gegeven | Akkoord, toestemmingen, datum en tijd | Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang (aantonen van toestemming) |
| Administratie en belastingaangifte | Naam, betaalgegevens, factuurgegevens | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) |
| Vragen en klachten afhandelen | Contactgegevens, correspondentie | Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| De website veilig laten werken | Technische gegevens | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) |
Ik neem geen besluiten over jou die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen. Ik maak geen profielen voor marketing en ik verkoop je gegevens nooit.
5 · Hoe lang bewaar ik je gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Intake, gezondheidsgegevens en huidfoto's | Tot 2 jaar na ons laatste contact, zodat ik vervolgvragen kan beantwoorden en je huid bij een volgend consult kan vergelijken met eerder. Daarna verwijder ik ze. Op jouw verzoek verwijder ik ze eerder. |
| Bezorgadres | Tot 3 maanden na bezorging, behalve wat ik voor mijn administratie (facturen) 7 jaar moet bewaren |
| Skin Guide en video | Tot 2 jaar na ons laatste contact, of eerder op jouw verzoek |
| Boekings- en betaalgegevens, facturen | 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht |
| Bewijs van akkoord en toestemming | Zolang de overeenkomst en eventuele claims kunnen lopen, maximaal 2 jaar na levering |
| Correspondentie | Maximaal 2 jaar na het laatste contact |
| Boekingen die niet zijn betaald | Maximaal 30 dagen |
6 · Met wie deel ik je gegevens?
Ik deel je gegevens alleen met partijen die ik nodig heb om mijn dienst te leveren. Met verwerkers die gegevens namens mij verwerken, maak ik afspraken over beveiliging en geheimhouding.
- Netlify: hosting van de website en ontvangst van het boekingsformulier (verwerker).
- Mollie B.V. (Amsterdam): afhandeling van je betaling. Mollie is voor een deel van de verwerking zelf verantwoordelijk, onder meer vanwege wettelijke verplichtingen voor betaaldiensten. Zie de privacyverklaring van Mollie.
- Google (Google Formulieren): het online intakeformulier en de opslag van je antwoorden en foto's (verwerker).
- Google (Gmail): e-mailverkeer en het versturen van je Skin Guide en video (verwerker).
- Google Fonts: het lettertype van de website wordt geladen vanaf servers van Google. Daarbij ontvangt Google je IP-adres.
- Leveranciers en vervoerders (bij Skin Complete): de webwinkel of leverancier waar ik je producten bestel en de pakketdienst die ze bezorgt, ontvangen je naam en bezorgadres. Ze krijgen geen gezondheidsgegevens.
- Mijn boekhouder en de Belastingdienst: alleen financiële gegevens, als dat wettelijk nodig is.
Gezondheidsgegevens en huidfoto's deel ik met geen enkele partij, behalve met de verwerkers die nodig zijn om ze op te slaan en aan jou te leveren.
7 · Gegevens buiten de EU
Sommige verwerkers, zoals Netlify en Google, zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Gegevens kunnen dan buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Dit gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8 · Beveiliging
Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:
- een beveiligde verbinding (https) op de website;
- sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie op de accounts waarin je gegevens staan;
- alleen ik heb toegang tot je intake en foto's;
- ik download of print gezondheidsgegevens niet onnodig en verwijder ze volgens de bewaartermijnen.
Gaat er toch iets mis met je gegevens (een datalek), dan handel ik volgens de wet en informeer ik jou en de Autoriteit Persoonsgegevens als dat nodig is.
9 · Cookies en website
Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en geen analysediensten zoals Google Analytics. Alleen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt om de website te laten werken. Daarom vraag ik geen cookietoestemming.
De website bevat links naar Instagram. Als je op zo'n link klikt, gelden de privacyregels van Instagram (Meta).
10 · Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten:
- Inzage: je mag weten welke gegevens ik van je heb.
- Rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Verwijdering: je mag vragen je gegevens te verwijderen, tenzij ik ze wettelijk moet bewaren.
- Beperking: je mag vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
- Overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
- Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Toestemming intrekken: je mag je toestemming altijd intrekken.
Stuur je verzoek naar romyskinconsultants@gmail.com. Ik reageer binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kan ik je vragen je te identificeren. Stuur daarvoor nooit een kopie van je identiteitsbewijs met je pasfoto en BSN zichtbaar.
11 · Klacht indienen
Heb je een klacht over hoe ik met je gegevens omga? Laat het me dan eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
12 · Minderjarigen
Het huidconsult is bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder. Ben je jonger dan 16, dan mag alleen je ouder of wettelijk vertegenwoordiger het consult boeken en toestemming geven voor de verwerking van je gegevens.
13 · Wijzigingen
Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als ik een andere dienst ga gebruiken. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen laat ik het je weten als je een lopend consult hebt.
14 · Contact
Romy Skin Consultants · Romy Bolte
Amsterdam
romyskinconsultants@gmail.com